No Capítulo IV do Código de Conduta Profissional dos Agentes Autônomos de Investimentos da Ancord, que trata sobre os deveres e obrigações das instituições contratantes, o artigo 8º trata, no tópico XVII, que se deve instituir sistema de gravação dos diálogos com os clientes, seja diretamente ou via AAI.
O BTG Pactual determina que todas as mensagens trocadas por AAIs via voz devem ser gravadas na ferramenta Instant, que é disponibilizado pelo banco. No caso dos e-mails, todas as mensagens feitas pelo profissional via seu correio eletrônico profissional, que esteja habilitado para desempenhar suas atividades, devem ser gravadas e armazenadas por, ao menos, cinco anos. Aos escritórios vinculados ao BTG, é obrigatória a adesão ao serviço de gravação de e-mails fornecido pela BHS
Axter.
No caso da XP, por exigência do Programa de Qualificação Operacional (PQO) da BM&FBovespa, a corretora é responsável pela gravação de todas as autorizações e confirmações de ordens de clientes, independente do canal utilizado – e-mail, mensagem eletrônica instantânea e telefone. As informações devem ser mantidas por um período mínimo de cinco anos e guardadas em endereço físico diferente para caso de desastres, como incêndio.
O registro de e-mails e comunicação por voz nos escritórios
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